O Hospital Israelita Albert Einstein, referência nacional em excelência e inovação, atingiu um marco importante em sua jornada de transformação digital: atualmente, 40% das contas médicas da instituição são auditadas e fechadas de forma totalmente automatizada, sem a necessidade de intervenção humana.
Esse resultado é fruto da implantação bem-sucedida do Software Dr. Marvin, que passou a operar em 100% das contas hospitalares, trazendo mais agilidade, segurança e padronização para o processo de auditoria.
Para entender os bastidores desse projeto e os benefícios alcançados, conversamos com Elaine Querin Santin, Gerente de Tecnologia da Informação do Hospital Albert Einstein. Confira a entrevista completa abaixo.
1. Muitos hospitais não entendem a importância da Auditoria de Contas. É visível que o HIAE tem uma visão diferente. Por que esta área é tão importante para vocês?
R: "Está área é considerada estratégica para o Einstein porque permite validar toda a conta de acordo com o prontuário eletrônico do paciente. Essa análise casada gera maior transparência para os auditores de convênio que possuem a mesma visão de conta versus prontuário. Reduz glosas pós faturamento, garante maior segurança da informação, oferece um modelo padrão de auditoria, maior agilidade das análises e todas as negociações e etapas do processo ficam armazenadas em sistema para consulta."
2. Quais foram os principais motivos que levaram o HIAE a escolher o Dr. Marvin para auxiliar na auditoria de suas contas médicas? Quais foram os desafios enfrentados antes da implantação e quais foram as expectativas sobre o sistema?
R: "A escolha pelo sistema Dr.Marvin foi pautada nos seguintes desejos e necessidades:
- Necessidade de um sistema com autonomia para tomada de decisões via regras parametrizáveis e com IA, que fosse aderente ao processo da área;
- Garantia de padrão de processo pra auditores internos e de convênios;
- Geração de valor agregado principalmente pela segurança da informação e otimização do processo.
Os principais desafios encontrados foram:
- Mapear todos os processos;
- Elaborar todas as regras necessárias;
- Garantir a adoção do sistema para quase 100 profissionais que só sabiam auditar em papel."
3. Como foi o processo de seleção do Dr. Marvin? Houve desafios específicos na implantação do projeto?
R: "Apesar de termos um legado desenvolvido internamente há mais de 10 anos, decidimos por sondar o mercado em busca de uma solução inovadora. Durante esse processo, conhecemos alguns sistemas semelhantes ao nosso, mas queriamos algo a mais, que trouxesse realmente uma proposta mais moderna e resolutiva.
Quando nós fomos apresentados ao sistema Dr. Marvin percebemos que ele atendia essa expectativa e o fornecedor oferecia abertura para customizações dentro das nossas necessidades."
4. Como foi o planejamento de seleção e implantação do projeto? O sistema de adaptou bem à rotina e às necessidades da organização?
R: "Montamos o Planejamento deste projeto a 4 mãos, contando com arquitetos de solução, área de negócios, profissionais de integração e funcional para mapear todas as mudanças, novos fluxos e escopo. Foram cerca de 12 meses para liberar a 1ª versão, que foi lançadas em 2019."
5. O Dr. Marvin contribuiu para a identificação de perdas ou inconsistências nas contas hospitalares?
R: "Não podemos compartilhar números, mas podemos assegurar que sim, tivemos redução de perdas e glosas, melhora na qualidade da conta com as cobranças 100% alinhadas com a documentação de prontuário."
6. Qual a cobertura de contas analisadas pelo sistema? Qual o volume de contas e em quantas unidades do HIAE o Dr. Marvin está operando atualmente?
R: "Atualmente 100% das contas estão sendo analisadas via Dr. Marvin. Esse processo foi feito de forma conservadora para garantir a tranquilidade do convênio e reforçar nosso compromisso com a transparência."
7. Hoje, como podemos dizer que está o nível de automação no processo de auditoria do HIAE?
R: "O Dr. Marvin está importando contas, fechando contas, enviando autorizações, fazendo o consenso eletrônico com as operadoras, dentre outras tarefas.
O processo ainda está em evolução, mas considerando que 100% das contas já passam por esse sistema, é possível garantir que ao menos 40% das contas já seguem fluxo de fechamento automático sem dependência de humanos na análise."
8. Qual o impacto da utilização do Dr. Marvin em relação as operadoras?
R: "Incialmente refratário, mas atualmente estão todos adaptados e satisfeitos de não ter mais que auditar em papel."
9. Como você avalia a qualidade do serviço prestado pela equipe da Dr. Marvin?
R: "Temos uma satisfação muito boa com o time desta empresa. São solícitos, prestativos, seguem as melhores práticas de suporte e desenvolvimento."
10. Que melhorias ou novas funcionalidades você gostaria de ver no sistema no futuro?
R: "Gostaríamos que este sistema abrangesse o ciclo completo da receita, incluindo autorização, faturamento e glosa."
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