Após a premiação, o Dr. Marvin conversou com Leila Boy, vencedora do prêmio, para compreender o impacto desse reconhecimento para o Hospital Márcio Cunha. Durante a conversa, Leila destacou os fatores que contribuíram para os resultados impressionantes alcançados pela instituição, incluindo o aumento de 27% na receita hospitalar.

A especialista em Auditoria em Saúde e Finanças Corporativas, Leila Boy, exerce atualmente o cargo de Coordenadora da equipe de Faturamento do Hospital Márcio Cunha da Fundação São Francisco Xavier, atuando nos processos de faturamento, auditoria, detecção e prevenção de glosas e repasse de honorários médicos dentro da instituição.

A Fundação São Francisco Xavier (FSFX), com atuação desde 1969, está presente em cinco estados brasileiros e conta com mais de 6.000 colaboradores. Responsável pela administração de três unidades hospitalares em Ipatinga e Itabira (MG), a FSFX se destaca pela gestão responsável, pelo compromisso com a excelência no atendimento e pela adoção das melhores práticas de segurança. Além disso, mais de 70% dos atendimentos realizados pela instituição são destinados a pacientes do Sistema Único de Saúde (SUS).

O Prêmio Federassantas 2024

Em dezembro de 2024, o Hospital Márcio Cunha foi agraciado com o Prêmio Federassantas 2024, que reconhece as melhores iniciativas inovadoras dos Hospitais Filantrópicos de Minas Gerais. Entre os 95 projetos avaliados, o projeto “Inteligência Artificial em auditoria de contas médicas - Case Dr. Marvin”, idealizado por Leila, foi o vencedor na categoria Melhoria de processos/sustentabilidade econômico-financeira.

Apesar dos desafios enfrentados durante a implementação, a equipe de auditoria liderada por Leila comemorou a conquista do prêmio ao constatar os impactos expressivos do projeto, demonstrando que, com colaboração interna e tecnologia, é possível alcançar resultados altamente positivos no faturamento hospitalar.

 

 

 

Confira a seguir a conversa que o Dr. Marvin teve com Leila Boy:

   1. Qual foi o papel do software do Dr Marvin na auditoria de contas médicas e na conquista do prêmio?

R: “O Dr Marvin foi a tecnologia implementada nessa revolução da nossa auditoria, então ele foi o protagonista principal. Através da infinidade de possibilidades de criação de regras em seu motor, conseguimos facilitar muito o dia a dia da auditoria, e garantir que os insumos que estão sendo usados na assistência dos pacientes, efetivamente estão sendo cobrados nas contas.”

   2. Como era o cenário do setor de auditoria do Hospital Márcio Cunha antes da implantação do Dr. Marvin?

R: “Nosso processo já tinha algumas automatizações através de regras de lançamento automático parametrizadas em nosso ERP, mas queríamos garantir a padronização das cobranças por meio de regras e alertas, eliminando o uso de cadernos e anotações manuais e transferindo essas informações para o sistema, onde todos teriam acesso às mesmas diretrizes. Dessa forma, seria possível auditar um número maior de contas com maior criticidade, já que, manualmente, a equipe não conseguia revisar todas as contas de maneira adequada dentro do tempo necessário para o fechamento de faturamento.
Foram 7 meses de implantação, o projeto foi realizado de nov-21 a jun-22, e a implantação ocorreu no dia 27/06/2022.”

   3. Quais foram os principais benefícios que o Hospital obteve ao implementar o Dr. Marvin?

R: “A análise dos resultados obtidos após a implantação do novo sistema de auditoria para contas revela um impacto significativo tanto no incremento de valores em conta quanto na recuperação de glosas.”

• Incremento de valores: “O impacto desse aumento chega a representar 27% da receita anual de 2023”
• Recuperação de glosas in loco: “O percentual de recuperação de glosas in loco, isto é, aquelas corrigidas diretamente no processo antes de serem enviadas ao convênio, passou de 36% antes da implantação para 61% em 2023. Isso significa que a equipe conseguiu reverter uma maior quantidade de glosas diretamente no local, reduzindo erros e prejuízos financeiros.”
• Redução das glosas após o envio das contas: “Complementarmente, houve uma redução de 33% nas glosas realizadas após o envio das contas ao convênio, o que demonstra uma melhoria na acurácia das informações e na efetividade do sistema implantado.”

“Assim, o novo sistema não apenas otimizou os lançamentos, como também contribuiu significativamente para o crescimento financeiro da organização.”

   4. Como é o dia a dia da utilização do Dr. Marvin?

R: “Após a implantação do projeto, criamos um núcleo de melhorias contínuas, onde analistas ficam diariamente avaliando a oportunidade de criação de novas regras e monitorando o comportamento daquelas que já foram criadas, visando a automatização da regra, ou seja, que ela não dependa mais de nenhuma ação humana para lançamento. Tudo isso é feito em parceria com a equipe de suporte, que reúne semanalmente para avaliação das demandas e priorização do que é mais urgente de ser tratado.”

   5. Sabemos que o sucesso da implantação depende principalmente de uma equipe de auditoria comprometida, portanto, poderia compartilhar conosco quais foram as principais medidas adotadas pela sua equipe para potencializar os resultados dessa implantação?

R: “Após a revisão do processo de auditoria de contas e a implantação do novo sistema, enfrentamos um período de ajustes de expectativas e correções de rota durante a estabilização do novo modelo de trabalho. Na fase de contratação do produto, tínhamos expectativas previamente estabelecidas, mas, diante das várias mudanças ocorridas ao longo do projeto, não imaginávamos que os resultados poderiam superar essas expectativas de maneira tão significativa.”

• Autoridade da equipe de auditoria: “Nossos auditores ficaram mais empoderados e passaram a ter maior domínio sobre as cobranças. Com o time mais preparado, ganhamos um olhar mais crítico dos auditores, que também começaram a identificar novas oportunidades de cobrança e a contribuir com ideias para a criação de novas regras dentro do sistema.”
• Maior controle da gestão: “As etapas de faturamento das contas tornaram-se mais visíveis e com melhor controle por parte dos gestores do processo. Além disso, a produção individual dos auditores passou a ser monitorada pelo sistema, permitindo que o gestor atuasse diariamente na avaliação da efetividade de cada auditor.”

 

6. Qual mensagem você gostaria de deixar para outras instituições que estão pensando em adotar ferramentas como o Dr. Marvin para a auditoria de contas médicas?

R: “Precisamos todos os dias repensar nossos processos, e gerar resultados diferentes. Implantar um projeto deste tamanho é desafiador, incomoda, tira da zona de conforto, mas ver os resultados traz uma enorme satisfação. A mensagem é: façam! sigam adiante! o resultado positivo é certo!”

 

 

   7. E agora? Quais são os próximos desafios e objetivos para o Hospital Márcio Cunha, considerando as melhorias alcançadas?”

R: “Continuamos trabalhando intensamente na melhoria do sistema, nossos próximos passos são:

• Expansão dos alertas enviados por checklist às áreas assistenciais - Desafio: envolver a equipe assistencial na resolução dos problemas junto conosco.
• Implantação do sistema nos convênios de Autarquias - Desafio: customização do sistema para receber a codificação da tabela própria desses convênios (em desenvolvimento).
• Finalização automática de contas no padrão DRG (em desenvolvimento).
• Adequação de efetivo - Desafio: automatizar um maior número de cobranças com uma alta porcentagem de assertividade das regras para que tenhamos cada vez mais pessoas trabalhando em crescimento de regras e menos pessoas no operacional.”

   8. Há algo mais que você gostaria de destacar sobre a conquista do prêmio ou sobre o trabalho realizado com o Dr. Marvin?

R: “Destaco aqui a alegria com a qual celebramos essa conquista! Quando iniciamos as primeiras avaliações do sistema, não imaginava que iríamos alcançar tanto sucesso. No entanto, o trabalho em parceria com a Dr. Marvin e o esforço extraordinário da equipe responsável pelo projeto na FSFX foram essenciais para o destaque obtido. Foi essa soma de esforços que nos permitiu transformar desafios em conquistas significativas!”

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